1. Zakres informacji
Niniejszy dokument opisuje przetwarzanie danych osobowych w systemie edukacyjnym Teacher AI, dostępnym przez strony internetowe i aplikacje mobilne, również pod markami tenantów: Teacher AI, Techni Zdalni, Sobieski i Future You.
Zakres dostępnych funkcji zależy od tenanta, organizacji, kursu, roli użytkownika i urządzenia. Jeżeli określona funkcja nie jest aktywna, związane z nią dane nie są zbierane.
2. Kto jest administratorem danych
2.1. TECHNI SCHOOLS jako administrator
Administratorem danych w zakresie opisanym w rozdziale 2.3 jest:
TECHNI SCHOOLS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 55 B, 20-016 Lublin, Polska, KRS 0000803622, NIP 7123392662, REGON 384348866, kapitał zakładowy: 270 000,00 zł.
Kontakt:
ochrona danych i realizacja praw: privacy@technischools.com ;
pomoc techniczna i Konto: support@technischools.com ;
wyniki i działanie AI: ai@technischools.com ;
korespondencja prawna: legal@technischools.com .
Adres privacy@technischools.com jest punktem kontaktowym do spraw ochrony danych. TECHNI SCHOOLS nie wskazuje go jako adresu inspektora ochrony danych, dopóki informacja o wyznaczeniu IOD nie zostanie odrębnie opublikowana.
2.2. Organizacja jako administrator
Jeżeli Konto zostało utworzone lub udostępnione przez szkołę, uczelnię, pracodawcę, partnera, organizatora kursu albo inną Organizację, Organizacja może być odrębnym administratorem danych związanych z prowadzoną przez nią edukacją, w szczególności:
członkostwa w Organizacji i przydzielenia do Kursu;
odpowiedzi, prób, postępów, ocen i raportów;
zasad egzaminu, proctoringu i decyzji nauczyciela;
komunikacji prowadzonej w ramach Organizacji;
dokumentacji wymaganej przez przepisy dotyczące działalności Organizacji.
W takim zakresie TECHNI SCHOOLS działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na polecenie Organizacji. Dane Organizacji i jej własna informacja RODO są dostępne w Tenancie, zaproszeniu, regulaminie Organizacji albo bezpośrednio u jej administratora.
Żądanie dotyczące decyzji edukacyjnej, oficjalnej oceny albo danych, których cele ustala Organizacja, należy kierować przede wszystkim do Organizacji. TECHNI SCHOOLS pomaga jej zrealizować żądanie i może przekazać otrzymaną sprawę właściwemu administratorowi.
2.3. Kiedy TECHNI SCHOOLS ustala własne cele
Niezależnie od modelu organizacyjnego TECHNI SCHOOLS jest administratorem danych, gdy samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania, w szczególności w zakresie:
zawarcia i wykonania umowy z użytkownikiem bezpośrednim;
obsługi Konta, uwierzytelniania i bezpieczeństwa Platformy w zakresie własnych obowiązków;
obsługi zgłoszeń, reklamacji, praw osób i incydentów;
obrony przed roszczeniami i realizacji obowiązków prawnych;
własnych rozliczeń, analityki usługowej i rozwoju Platformy na danych zagregowanych albo w zakresie prawnie uzasadnionego interesu;
zgód cookies i komunikacji marketingowej TECHNI SCHOOLS.
3. Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od funkcji możemy przetwarzać następujące kategorie danych.
3.1. Konto i Organizacja
imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikator użytkownika;
hasło w postaci zabezpieczonej albo identyfikator logowania zewnętrznego;
zdjęcie profilowe, język, ustawienia i preferencje;
role, uprawnienia, Tenant, Organizacja, grupa, klasa i Kurs;
status aktywacji, logowania i usunięcia Konta.
3.2. Nauka i aktywność
zapisane Kursy, jednostki, postęp, czas i kolejność aktywności;
odpowiedzi, wybory, tekst, kod, rysunki, obrazy, pliki i załączniki;
próby, punkty, procent, status zaliczenia, ocena, kryteria i feedback;
komentarze, zgłoszenia i informacje od nauczyciela lub Organizatora;
dane o przejściu do kolejnych jednostek i ukończeniu Kursu.
3.3. AI Tutor, chat i personalizacja
prompty, wiadomości i historia rozmowy;
pamięć rozmowy i kontekst potrzebny do kolejnych odpowiedzi;
przedmiot, program, Kurs, ostatnie próby, wyniki i feedback przekazane do chatu;
rezultat AI, rekomendacje i informacje o użytym procesie;
reakcje użytkownika i zgłoszenia błędnej odpowiedzi.
3.4. Głos i zadania ustne
dźwięk z mikrofonu;
głos użytkownika i przypadkowo utrwalony głos osoby w otoczeniu;
transkrypt, znaczniki czasu i dane techniczne sesji;
odpowiedź syntetyczna, kryteria, wynik i feedback.
Nie używamy głosu do biometrycznej identyfikacji ani rozpoznawania emocji.
3.5. RoomGuard
RoomGuard lokalnie analizuje obraz z tylnej kamery, żyroskop i akcelerometr. Obraz pomieszczenia i widocznych osób nie opuszcza urządzenia i nie jest zapisywany. Do Platformy trafiają:
wynik skanu;
liczba wykrytych osób;
rodzaje wykrytych urządzeń;
informacja o zasłonięciu albo nieczytelności obrazu;
techniczny status operacji i powód negatywnego wyniku.
RoomGuard nie identyfikuje osób, nie tworzy wzorca biometrycznego i nie rozpoznaje emocji.
3.6. Proctoring webowy
Jeżeli nadzór jest włączony dla egzaminu, możemy przetwarzać:
obraz z przedniej kamery i dźwięk z mikrofonu;
fragmenty nagrania sesji;
obecność twarzy, brak twarzy, liczbę twarzy i kierunek wzroku;
okresy patrzenia poza ekran;
zmianę karty, okna, trybu pełnoekranowego i udostępniania ekranu;
informacje o dodatkowym ekranie, czasie systemowym, sieci i urządzeniu;
geolokalizację lub dane procesu sprawdzenia tożsamości, gdy taka funkcja została odrębnie włączona;
typ, czas i poziom istotności zdarzeń;
wynik ryzyka, ostrzeżenie i informację o unieważnieniu próby.
Analiza twarzy służy wykryciu jej obecności, liczby i kierunku wzroku. Nie służy identyfikacji biometrycznej ani rozpoznawaniu emocji.
3.7. Dane techniczne i bezpieczeństwo
adres IP, data i czas żądania;
typ urządzenia, system, przeglądarka, wersja aplikacji i język;
identyfikatory sesji, tokeny techniczne i logi uwierzytelniania;
logi błędów, dane diagnostyczne, zdarzenia bezpieczeństwa i informacje o nadużyciach;
informacje zapisane w cookies, localStorage i podobnych technologiach zgodnie z Polityką plików cookies.
3.8. Kontakt i rozliczenia
dane i treść korespondencji, reklamacji, odwołania lub żądania;
informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie;
dane transakcji, dokumentu księgowego i rozliczenia, jeżeli użytkownik nabywa Usługę bezpośrednio.
4. Cele, podstawy prawne i zakres
Cel przetwarzania przez TECHNI SCHOOLS Podstawa prawna Główne kategorie danych utworzenie Konta, logowanie i świadczenie Usług użytkownikowi bezpośredniemu art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie Umowy lub działania przed jej zawarciem Konto, aktywność, treści, wyniki, ustawienia, dane techniczne świadczenie Platformy na rzecz Organizacji art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie własnych relacji z Organizacją;
dane użytkowników edukacyjnych są co do zasady przetwarzane na udokumentowane polecenie Organizacji Konto, role i dane techniczne w zakresie niezbędnym do wykonania usługi zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i ochrona tenantów art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes polegający na ochronie Platformy, użytkowników i danych logi, IP, sesje, urządzenie, zdarzenia bezpieczeństwa, ograniczony kontekst błędu obsługa pomocy, reklamacji, zgłoszeń AI i realizacja praw art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od sprawy dane kontaktowe, Konto, treść zgłoszenia, dane potrzebne do wyjaśnienia ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń art. 6 ust. 1 lit. f RODO dane dotyczące Umowy, zdarzenia, korespondencja, materiał dowodowy wykonanie obowiązków rachunkowych, podatkowych i prawnych art. 6 ust. 1 lit. c RODO dane rozliczeniowe, dokumenty, korespondencja z organami
Cel przetwarzania przez TECHNI SCHOOLS Podstawa prawna Główne kategorie danych pomiar działania i rozwój Platformy art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla niezbędnej analityki usługowej; art. 6 ust. 1 lit. a RODO dla opcjonalnych technologii analitycznych dane techniczne, zagregowane statystyki, identyfikatory cookies za zgodą marketing elektroniczny i dopasowanie reklam art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej dane kontaktowe lub identyfikatory marketingowe Jeżeli TECHNI SCHOOLS przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, podstawę prawną i cele wskazuje Organizacja w swojej informacji. TECHNI SCHOOLS nie zastępuje Organizacji w ustaleniu tej podstawy.
4.1. Dane szczególnych kategorii
Teacher AI nie wymaga podawania danych ujawniających zdrowie, pochodzenie, poglądy, religię, orientację seksualną ani innych danych z art. 9 RODO. Użytkownik nie powinien wprowadzać ich do promptów, chatu, plików ani nagrań, chyba że dana funkcja, Organizacja i prawo wyraźnie to przewidują oraz przekazana została odrębna informacja.
4.2. Dane osób niepełnoletnich
Dostęp osoby niepełnoletniej może być zapewniony przez Organizację lub przedstawiciela ustawowego.
Podstawą przetwarzania danych nie jest automatycznie zgoda dziecka albo opiekuna: zależy ona od celu, relacji edukacyjnej i roli administratora.
Jeżeli określone, dobrowolne przetwarzanie opiera się na zgodzie dziecka w związku z usługą społeczeństwa informacyjnego oferowaną mu bezpośrednio, zgodę przedstawiciela ustawowego uzyskuje się, gdy wymaga tego art. 8 RODO i prawo krajowe.
5. Skąd otrzymujemy dane
Dane otrzymujemy:
bezpośrednio od użytkownika;
od rodzica albo przedstawiciela ustawowego;
od Organizacji, nauczyciela lub administratora Tenanta;
automatycznie z urządzenia i sposobu korzystania z Platformy;
z usług logowania zewnętrznego, jeżeli użytkownik wybierze taką metodę;
z rezultatów funkcji AI i systemów wykorzystywanych do świadczenia Usługi.
Jeżeli dane przekazała Organizacja, powinna poinformować użytkownika o źródle, celu i podstawie przetwarzania w swoim zakresie.
6. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do utworzenia Konta, zawarcia lub wykonania Umowy albo udziału w Kursie zapewnianym przez Organizację. Bez nich korzystanie z odpowiedniej Usługi może nie być możliwe.
Podanie zdjęcia profilowego, zgód marketingowych, opcjonalnych informacji o sobie i zgody na cookies inne niż niezbędne jest dobrowolne. Odmowa lub wycofanie takiej zgody nie ogranicza podstawowych funkcji Platformy, z wyjątkiem funkcji, która ze swojej natury wymaga określonego urządzenia lub uprawnienia, na przykład mikrofonu dla rozmowy głosowej.
7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu:
Organizacji, nauczycielom, egzaminatorom i administratorom upoważnionym w danym Tenancie;
dostawcom hostingu, baz danych, przechowywania plików, sieci dostarczania treści i kopii zapasowych;
dostawcom modeli AI, rozpoznawania i syntezy mowy, analizy obrazu oraz generowania treści;
dostawcom proctoringu i infrastruktury przechowywania nagrań;
dostawcom uwierzytelniania, poczty, powiadomień i komunikacji w czasie rzeczywistym;
dostawcom analityki, monitoringu błędów, bezpieczeństwa i wsparcia technicznego;
dostawcom płatności, księgowości i obsługi prawnej, jeżeli ma to zastosowanie;
organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.
W zależności od aktywnej funkcji do dostawców mogą należeć podmioty z grup OpenAI, Google, Anthropic, Cloudflare, Vercel, Sentry, Pusher, Firebase lub inni dostawcy spełniający wymagania umowne i bezpieczeństwa. Nie każdy dostawca otrzymuje dane każdego użytkownika. Aktualny wykaz podmiotów właściwy dla danego procesu można uzyskać pod adresem privacy@technischools.com .
Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów, udokumentowanych poleceń i obowiązku poufności.
Nie otrzymują prawa do wykorzystywania danych do własnych, niezgodnych celów.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy mają siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu wymaganego przez rozdział V RODO, w szczególności:
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Ram Ochrony Danych UE-USA wobec certyfikowanego odbiorcy;
standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej;
dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych, jeżeli są potrzebne po ocenie transferu;
wyjątkowego mechanizmu przewidzianego prawem, jeżeli ma zastosowanie do konkretnej sytuacji.
Informację o właściwym zabezpieczeniu lub kopię odpowiednich postanowień, z usunięciem informacji poufnych, można uzyskać pod adresem privacy@technischools.com .
9. Okresy przechowywania
Dane nie są przechowywane dłużej, niż wymaga tego cel. Stosujemy następujące okresy podstawowe:
Kategoria Podstawowy okres przechowywania aktywne Konto i profil przez czas korzystania z Konta; po żądaniu usunięcia blokada dostępu następuje bez zbędnej zwłoki, a usunięcie z aktywnych systemów co do zasady do 30 dni dane Organizacji, Kursu, odpowiedzi, postępów i wyników przez czas wskazany przez Organizację lub obowiązywania jej umowy; po jej poleceniu usunięcie z aktywnych systemów co do zasady do 30 dni chat i pamięć rozmowy do usunięcia rozmowy lub Konta, nie dłużej niż przez czas potrzebny do działania Kursu; wcześniej, jeżeli Organizacja ustali krótszy okres nagranie lub transkrypt zadania ustnego przez czas utrzymania próby i możliwości zakwestionowania wyniku; następnie usunięcie albo ograniczenie wraz z danymi próby obraz RoomGuard nie jest zapisywany ani wysyłany poza urządzenie wynik RoomGuard wraz z rekordem próby; do czasu usunięcia próby zgodnie z zasadami Organizacji lub Konta nagrania i szczegółowe zdarzenia proctoringu 30 dni od ostatecznego wyniku lub rozpatrzenia odwołania, nie dłużej niż 90 dni od egzaminu, chyba że materiał zostanie zabezpieczony dla trwającego sporu zgłoszenia, reklamacje i odwołania 3 lata od zakończenia sprawy, a w razie sporu do jego prawomocnego zakończenia i upływu terminu dochodzenia roszczeń logi bezpieczeństwa i uwierzytelniania co do zasady 12 miesięcy, chyba że zdarzenie wymaga dłuższego zabezpieczenia dane diagnostyczne i raporty błędów co do zasady 90 dni; dłużej wyłącznie po ograniczeniu zakresu lub dla konkretnego incydentu dokumentacja umowna i dane potrzebne do roszczeń do upływu właściwego terminu przedawnienia, zasadniczo 3 lub 6 lat od końca roku, w którym zakończyła się Umowa lub roszczenie stało się wymagalne dokumenty księgowe i podatkowe przez okres wymagany przepisami, zasadniczo 5 lat od końca roku podatkowego dane marketingowe do wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo utraty aktualności celu; dowód zgody przez okres potrzebny do wykazania jej prawidłowości kopie zapasowe nadpisywane w zwykłym cyklu, nie później niż w ciągu 90 dni; dane nie są z nich przywracane do zwykłego użycia po skutecznym usunięciu
Po upływie okresu dane są usuwane lub trwale anonimizowane. Zanonimizowane statystyki, których nie można powiązać z osobą, mogą być przechowywane dłużej.
10. Usunięcie Konta
Użytkownik może zainicjować usunięcie Konta bezpośrednio w widoku Profil, wybierając Usuń konto, albo wysyłając żądanie na support@technischools.com lub privacy@technischools.com .
Usunięcie Konta:
-
wyłącza dostęp i rozpoczyna proces usuwania danych z aktywnych systemów;
-
usuwa lub anonimizuje dane, których TECHNI SCHOOLS nie musi dalej przechowywać;
-
nie obejmuje danych zachowywanych na obowiązek prawny, dla rozliczeń, bezpieczeństwa, obrony roszczeń albo trwającej reklamacji;
-
nie pozwala TECHNI SCHOOLS samodzielnie usunąć danych, dla których administratorem i dysponentem jest Organizacja, bez jej polecenia lub właściwej podstawy;
-
nie powoduje natychmiastowego usunięcia z kopii zapasowych, które są nadpisywane w cyklu do 90 dni.
Jeżeli Konto jest organizacyjne, żądanie może zostać przekazane Organizacji. Użytkownik otrzymuje informację, kto rozpatruje jego sprawę.
11. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie
11.1. Automatyczne rezultaty
Teacher AI automatycznie:
dopasowuje część odpowiedzi i rekomendacji do kontekstu nauki;
analizuje zadania, testy, pliki, kod, audio lub transkrypty;
przyznaje punkty, procent, feedback i status zaliczenia;
może warunkować przejście do kolejnej jednostki wynikiem bieżącej jednostki;
w RoomGuardzie może zablokować rozpoczęcie egzaminu;
w proctoringu może wygenerować ostrzeżenie albo unieważnić próbę po przekroczeniu progu ryzyka.
Logika opiera się odpowiednio na kryteriach zadania i rubryce, rezultacie modelu generatywnego, wykrytych obiektach, regułach zaliczenia lub połączonych zdarzeniach nadzoru. Znaczenie i konsekwencje opisuje Polityka AI.
11.2. Gwarancje
Automatyczny wynik może być błędny. Użytkownik ma prawo zakwestionować rezultat na ai@technischools.com , przedstawić własne stanowisko i zażądać weryfikacji przez uprawnioną osobę, gdy decyzja wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa.
Weryfikujący może utrzymać lub zmienić wynik, anulować próbę, przywrócić dostęp, umożliwić ponowne podejście albo zastosować alternatywną formę oceny. Jeżeli decyzję edukacyjną podejmuje Organizacja, odwołanie rozpatruje Organizacja przy wsparciu TECHNI SCHOOLS.
12. Wykorzystanie danych przez modele AI
Treści przekazane do funkcji AI są wysyłane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania żądania, ocenienia odpowiedzi, zapewnienia bezpieczeństwa lub obsługi błędu.
TECHNI SCHOOLS nie używa treści Konta do trenowania własnego modelu ogólnego przeznaczenia. Dostawcy modeli działają na podstawie umów i konfiguracji właściwych dla usług biznesowych. Zmiana polegająca na dodatkowym użyciu danych do treningu wymagałaby odrębnej oceny, podstawy prawnej i uprzedniej informacji dla użytkownika.
Użytkownik nie powinien umieszczać w promptach danych szczególnych kategorii, tajemnic, haseł ani danych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne do zadania i dozwolone przez Organizację.
13. Prawa osoby
W granicach RODO osobie przysługują:
prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
prawo usunięcia danych;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
bezwarunkowe prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
prawo do gwarancji dotyczących decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, gdy stosuje się art. 22 RODO;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Żądanie można wysłać na privacy@technischools.com albo adres siedziby. Należy opisać prawo i zakres żądania. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie żądamy danych nadmiarowych.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W przypadku złożonego żądania albo dużej liczby żądań termin może zostać przedłużony o dwa miesiące; informujemy o tym i o przyczynach w pierwszym miesiącu.
Jeżeli właściwym administratorem jest Organizacja, przekażemy jej żądanie albo poinformujemy, gdzie należy je skierować.
14. Skarga do Prezesa UODO
Osoba może wnieść skargę do:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl/p/kontakt , tel. 22 531 03 00.
Zachęcamy do wcześniejszego kontaktu na privacy@technischools.com , abyśmy mogli wyjaśnić i naprawić problem, ale nie jest to warunek złożenia skargi.
15. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki dostosowane do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu i ról, logiczne rozdzielenie tenantów, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, zarządzanie podatnościami, kopie zapasowe, ograniczenie retencji i procedury reagowania na incydenty.
Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Podejrzenie przejęcia Konta, ujawnienia danych albo działania funkcji poza oczekiwanym zakresem należy zgłosić niezwłocznie na support@technischools.com lub privacy@technischools.com .
16. Zmiany informacji
Dokument aktualizujemy, gdy zmienia się administrator, cel, istotny zakres danych, odbiorca, transfer, okres retencji, automatyczny skutek albo prawo użytkownika. O istotnej zmianie informujemy w Platformie lub pocztą elektroniczną przed jej wejściem w życie, jeżeli jest to możliwe i wymagane.
Aktualna wersja jest dostępna w stopce lub ustawieniach każdego Tenanta Teacher AI.